La triple division - Faire face à une moutagne

Triple Divisez vos tâches !

 

 

Il est fréquent de ne pas réussir à passer à l’action lorsque nous faisons face à une tâche conséquente.

Nous nous retrouvons démunie face à l’ampleur du travail à abattre. Nous ne savons ni par où ni par quoi commencer.

L’idée qui nous vient généralement à l’esprit c’est de dresser une liste de toutes les tâches qui vont être à accomplir. Nous passons de longues minutes à coucher sur papier la moindre idée qui nous passe par la tête.

C’est une excellente idée !

Mais sans méthodologie claire et précise notre liste s’allonge, s’allonge et s’allonge encore jusqu’à n’en plus finir. Nos idées partent dans tous les sens, il n’a plus aucune logique et nous voilà revenu au point de départ… par où et par quoi commencer ?

Ca fait déjà quelques années que j’ai développé une méthode simple et efficace pour faire face à ce problème. Une méthode qui m’a été inspirée par la méthode GTD de David ALLEN. Je vais vous la présenter, je l’appelle la méthode de la Triple Division.

 

Phase 2 : D’une tâche à plusieurs axes principaux

Tout part de la tâche conséquente que vous devez accomplir. Logique.

La première étape de ma méthode est de découper cette tâche en 3-4 grandes étapes au maximum.

Cette première division a pour objectif de mettre en valeur les lignes directrices principales.

 

La triple division - Les axes principaux

 

Par exemple, vous êtes chargé d’établir la prochaine campagne annuel de communication de votre société ?

Vous pouvez alors diviser cette tâches par le biais des quatre axes suivants :

  • Axe 1 : Faire une analyse de l’existant (actions en cours / actions passées / budget)
  • Axe 2 : Définir les actions de communication à mettre en place (forces / faiblesses)
  • Axe 3 : Estimer le budget nécessaire à la réalisation des actions de communication retenues
  • Axe 4 : Établir le plan d’action permettant de déployer efficacement les actions de communication retenues

En seulement une division, vous passez déjà d’une tâche vague et difficile à cerner à 4 axes principaux de travail limpides qui vous donne le cap à suivre.

 

Phase 2 : Des axes principaux aux sous-étapes

La deuxième phase de la Triple Division requière une plus grande concentration ainsi qu’une certaine capacité à se poser les bonnes questions, à aller au bout de son raisonnement.

Si vous avez suivi la première étape de ma méthodologie vous disposez maintenant vos 3-4 axes principaux mais, vous vous en doutez, ce n’est pas suffisant pour que vous passiez facilement à l’action. Votre vision des tâches à accomplir demeure bien trop vague.

Vous allez donc procéder à une nouvelle division. Une division de vos axes principaux en plusieurs sous-étapes de réalisation.

Reprenons notre Axe numéro 1 que vous avons mis en valeur lors notre exemple précédent. Pour faire une analyse de l’existant, qu’allez-vous devoir vous faire ? Etudier les actions mises en place sur les années passées ? Prendre connaissance des pratiques de vos concurrents ? Regarder ce qu’il se fait à l’étranger ? Et j’en passe.

Voilà vos sous-étapes de réalisation.

Il existe un nombre important de sous-étapes, veillez à toutes les mettre en valeur. Plus vous serez précis, plus votre passage à l’action sera facilité.

Allez donc jusqu’au bout de vos raisonnements.

Pour voir ce que fait la concurrence qu’allez-vous devoir faire ? Identifier qui sont vos concurrents, savoir précisément quelles informations vous allez devoir chercher, trouver par quels biais vous allez accéder à ces informations, etc.

Tant que vous n’avez pas mis en valeur des étapes concrètes qui peuvent être mises en oeuvre immédiatement, poursuivez le processus de division ! D’où l’importance de vous poser les bonnes questions et d’aller au bout de votre logique.

 

Phase 3 : De l’abstrait au concret

Récapitulons, vous avez établit votre liste de sous-étapes qui vous permettront de compléter vos axes principaux qui eux-même vous conduiront vers la réalisation de votre objectif principal. Très bien.

Vous avez déjà fait du bon travail mais la feuille de route que vous venez de réaliser ne vous servira à rien si vous ne savez toujours pas comment passer à l’action. Les sous-étapes que vous avez identifiées n’étant toujours pas assez précises pour que vous sachiez quoi faire concrètement.

Il est maintenant temps de mettre en valeur des actions tangibles sur lesquelles vous allez pouvoir travailler immédiatement.

 

La triple division - Passer à l'action

 

Procédez à votre troisième et ultime division afin de passer de vos sous-tâches à vos actions !

Reprenons une dernière  fois notre exemple afin d’illustrer ça :

Pour identifier vos concurrents qu’allez-vous devoir faire ?

  • Demander à votre assistante de faire des recherches sur internet ?
  • Faire un email au service commercial de votre entreprise ?
  • Appeler les fournisseurs de votre entreprise ?

Voilà des exemples d’actions courtes et concrètes. Des actions que vous pourrez accomplir dès à présent.

Si certaines de vos actions demeurent trop complexes, divisez-les à nouveau.

 

Avantages de la Triple Division

De prime abord, ce travail préparatoire peut sembler long et fastidieux. Pourtant, je vous garantie qu’il vous fera économiser de très longues heures de travail. Tout comme il vous évitera de vous perdre dans vos idées et de vous tromper de route lors de votre passage à l’action.

Cette méthode a le mérite de vous faire agir ! A l’issu de vos 3 divisions, vous ne ferez plus face à une montagne, à une tâche insurmontable qui vous effraie, vous ferez face à un simple parterre de minuscules cailloux que vous franchirez sans la moindre difficulté, à une multitudes de petites tâches insignifiantes que vous réaliserez facilement.

En un mot, essayer ma méthode, vous m’en donnerez des nouvelles.

 

Bonus : Le Mapminding, l’outil complémentaire idéal !

Qu’est ce qu’un Map Minding ? Il s’agit d’un outil que j’apprécie particulièrement et qui est généralement utilisé pour prendre des notes ou pour consigner ses idées de façon très visuelle.

Vu qu’une image vaut mieux que mille mots, voici à quoi un Map Minding ressemble (image qui vous explique également comment en réaliser, c’est du deux en un) :

 

Diviser, diviser et diviser a véritablement changé ma perception du travail. C'est selon moi la meilleure façon de faire face à une tâche conséquente mais cette méthode présente un problème de taille. A la fin du processus nous nous retrouvons avec des pages et des pages d'actions à accomplir. Rien de très encourageant...

Si vous souhaitez en savoir bien plus sur le Map Minding, je vous renvoie vers la vidéo que Fabien Olicard à réalisé à ce sujet : Découvrir la vidéo.

Pourquoi je vous parle de cet outil ? 

Car la Triple Division est certes une méthode que je vous recommande vivement. Pourtant, malgré ses atouts indéniables, elle présente un défaut majeur. A la fin du processus de division nous nous retrouvons très rapidement avec des pages et des pages d’actions à accomplir. Ceci n’est ni pratique à utiliser, ni adapté à l’efficacité que vous recherchez.

 

La triple division - désavantage

 

Le Map Minding répond parfaitement à ce problème.

Il suffit de détourner cet outil de sa fonction originelle pour l’adapter à la Triple Division.

 

Voici comme faire :

Etape 1 : Placez votre tâche principal au centre de votre document

La triple division - Etape 1

 

Etape 2 : Constituez vos premières branches qui correspondent aux axes principaux que vous avez mis en valeur lors de la première division.

La triple division - Etape 2

Etape 3 : Ajoutez les sous-tâches relatives à chacun des axes principaux

La triple division - Etape 3

La triple division - Etape 4

 

Etape 4 : Ajoutez en dernier lieux les actions concrètes que vous allez devoir réaliser

La triple division - Etape 5

 

Vous voilà avec un document visuel et parfaitement ordonné. Affichez-le à un mur et vous disposez maintenant d’une feuille de route idéale pour accomplir votre tâche sereinement.

 

Sites gratuits de Map Minding

Pour terminer, voici quelques sites gratuits pour vous permettre de réaliser vos Map Minding en toute simplicité :

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