La méthode CAP

La méthode CAP, l’arme ultime pour gérer ses emails !

Arrêter de subir vos emails et reprenez le contrôle de votre temps grâce à la méthode CAP !

 

A cause de l’utilisation de plus en plus abusive des emails en entreprise les messageries électroniques sont devenues de véritables sources de stress : boîtes de réception surchargées, impossibilité à distinguer ce qui est important et ce qui ne l’est pas, difficulté à savoir par où commencer, …

Ce flux continue d’informations peut facilement nous faire tomber dans le piège de l’instantanéité et nous faire oublier que notre travail ne consiste pas à répondre à des emails.

La méthode CAP permet d’éviter ce piège, de sortir de cette mauvaise dynamique et de reprendre le contrôle de sa messagerie.

Présentation de la méthode CAP

CAP est un acronyme, l’acronyme de :

  • Classer
  • Agir
  • Poubelle

La méthode CAP a pour objectif de nous aider à vider notre messagerie en nous focalisant sur un seul et unique objectif à la fois :

  • Un tri des emails en 4 catégories distinctes.
  • Un traitement spécifique par catégorie.

La méthode CAP en pratique

Programmer son ou ses CAP à l’avance

La méthode CAP est considérée comme une tâche à part entière. Ainsi, les emails ne doivent plus être traités au fur et à mesure de leur réception mais lors de périodes dédiées programmées à l’avance sur la journée.

Pour commencer vous allez donc désactiver toutes les notifications de votre messagerie afin de ne plus être tenté de la consulter au moindre signal visuel ou sonore.

Ensuite, vous allez programmer 2 à 3 séquences CAP par jour dans votre planning (par ex. 9h30-10h00 : CAP / 16h30 – 17h00 : CAP). En dehors de ces périodes, vous devrez réellement vous interdire de consulter vos emails.

Trier ses emails en 4 catégories

Du moment que vous entamez votre séquence CAP vous ne devez avoir qu’un seul et unique objectif en tête : classer chacun de vos emails dans l’une des catégories suivantes :

  1. Les mails instantanés : les messages auxquels il est possible de répondre en moins de 2min.
  2. Les mails à creuser : les messages urgents et important auxquels il n’est pas possible de répondre en moins de 2min (recherches à faire, mails complexes, …).
  3. Les mails à planifier : les propositions de rendez-vous, les messages dont la réponse prend plus de 2min mais vous pouvez différer la réponse.
  4. Les mails à archiver : les messages qui ne demandent aucune réponse mais dont vous aurez besoin plus tard.

Tous les emails inutiles (spams, informations obsolètes, …) sont à supprimer immédiatement.

Quelles actions pour quelles catégories

Chaque catégorie doit être abordée différemment :

  • Tous emails instantanés sont à traiter dès ouverture du mail.
  • Les emails à planifier sont soit à transformer immédiatement en rendez-vous dans un agenda soit à répondre immédiatement quand il s’agit de proposer de nouveaux horaires. Une fois traité, l’email doit être supprimé.
  • Les mails à creuser doivent faire l’objet d’un traitement spécifique. Une fois la boîte mail vidée il faut revenir aux mails à creuser et les traiter par ordre de priorité. Il ne faut pas s’arrêter tant que tous ces emails ne sont pas traités.
  • Les mails à archiver ne demandent aucune action spécifique.

Trucs et astuces

Pour conclure voici quelques conseils pour gagner encore plus en efficacité :

  • Pour les 3 premières catégories créez des sous-dossiers dans votre messagerie et mettez en place des actions raccourcies pour classer vos emails en un clic.
  • Classez les emails à archiver directement dans les bons sous-dossiers : codes, informations juridiques, processus, …
  • Mettez en place des règles automatiques pour classer les emails selon l’expéditeur ou l’objet.
  • Utiliser un code couleur pour prioriser le traitement de vos mails à creuser.

Conclusion

Les emails doivent être traités comme des tâches à parts entières si on ne veut pas se retrouver esclave de sa messagerie. La méthode CAP est selon moi une des méthodes les plus efficaces en matière de gestion de messagerie. Sa simplicité en fait une méthode facilement assimilable et rapide à mettre en application.

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